Evernote+GTDでタスク管理して「しごおわ感」を得よう

今回はノートアプリである「Evernote」と「GTD」を用いた、おっさん流のタスク管理術をご紹介。タスク管理って何？という人でも、一度始めると凄くスッキリできると思います。

現代人はやることがいっぱいで覚えていられない！

私達は仕事でもプライベートでも、やるべきことがたくさんありますよね。

そして、本来やるべき予定だったところに「割り込みの予定」が入ってくることも少なくありません。

その他にも日常ではやるべきことが山積しています。

これらを全部頭のなかで整理しようとすると、やっぱり無茶なんですよね。

何をやるかを頭の外で管理しない限り、タスクに自分が振り回されてしまいます！

というわけで、やることを決めるだけでなく「今日はやらないことも明確にする」

そのための手法が「GTD」なのです。

GTDとEvernote

GTDとは

GTDは、今自分が持っているタスクや、それをいつこなすのかを「見える化」して整理していく手法です。

GTDによって、「次に何やるんだっけ？」といった思い出し作業に頭を使うことがなくなります。

GTDにEvernoteがいい理由

GTDは頭の中に浮かんだら、それを覚えていないでさっさとメモ書きに出してしまおう、という使い方のツールです。

そのため、紙のようにささっと分類したり、すぐに書き留められてどこでも見られる媒体を用いることが大事です。

そこでPC/スマホなどのデジタル派の人におすすめなのが、Evernoteです。

Evernoteは自分のノートブック(フォルダ)を作って、その中にノートというWord文書みたいなのを作れるサービスです。

ノートなどはクラウドサーバーで管理されているので、複数の端末から同期した内容をチェックすることが出来ます。

ブラウザ、アプリケーションそれぞれで利用することが出来ます。

いろいろな機能がありますが、Evernoteの主軸はとにかく「ノートブックの中にノートを入れる」ということです。

前置きが長くなってしまいました。

それでは、Evernoteの仕組を利用して、GTDを進めてみましょう！

Evernote+GTDのやり方

1. 思いついたことを「ノート」に書き出す
2. いつやるかを「ノートブック」に分類する
3. 「今日やる」ノートブックの中身をこなす
4. ノートブックを整理する

これが基本です。具体的な流れを見ていきましょう。

0．ノートブックを作る

Evernote内にスタックやノートブックを上図のように作ります。

Evernoteに詳しくない方はこちらをご参考に。

1．ノートを作る

はじめにやることは「ノート」にやるべきことを書いて、「未分類」というノートブックに入れていく作業です。

頭のなかにある、全ての懸念を1つずつノートに書き出していきます。

ノートは「一件一葉」で、1日で出来そうな単位に分けて書きます。

例えば「ブログを3記事(1と2と3)を書く」ではなくて、「ブログ記事1を書く」、「ブログ記事2を書く」・・という風にします。

そこまで整理できない漠然としたものは、まとめてしまっても大丈夫です。

2．いつやるのかを決める

未分類のノートをいつやるのか振り分けていきます。

例えばタスク「夕飯の買い物」があります。これは今日やらないといけません。

PC、Mac版のEvernoteでは、ノートをドラッグ＆ドロップして、「今日やる」ノートブックに移動させます。

スマホやWeb版では各ノートを開いて

ノートブックの位置を変更します。

これで「今日やること」に「夕食の買い物」ができました。

3．「今日やること」だけやる

色々なノートの分類ができたら、「今日やる」のところだけやりましょう。

おっさんは今日やるタスクの、「夕飯の買い物」が終わりました。

終わったタスクは削除していきます。

これが基本の流れになります。

各ノートブックの意味と使い方

各ノートブックは以下のルールに従って処理していきます。

0000_未分類

やることが出来たらすぐにノートにしてここに置きます。

• 「あとでやろう」と思ったこと
• 誰かに頼まれたこと

これらをどんどん書き出してください。

そして、なるべく早くここから以下のノートブックに移動します。

0001_今日やる

今日やるべき最優先のノートがここに入ってきます。

今日の仕事は、ここにあるノートのToDoをすべて片付けること。

作業が終わったノートは削除します。

それができたら「しごおわ」です。

0002_今週やる(毎日チェック)

優先度や興味が割と高いものがここに入ってきます。

毎日の仕事前にチェックして、今日やるべきこと、できそうなことを「0001_今日やる」に移動します。

0003_今月やる(毎週チェック)

そこまで急ぎじゃないけど早めにやりたいものがここに入ってきます。

毎週のはじめなどにチェックし、今週やるべきこと、できそうなことを「0002_今週やる」などに移動します。

0004_いつかやる(毎月チェック)

例えば「季節が変わったらこれやろうかなあ」といった、来月以降やる見込みのものはここに入ります。

月のはじめなどにチェックし、今月やるべきこと、できそうなことを「0003_今月やる」などに移動します。

0005_保留(毎月チェック)

保留のものです。余り使いません。

月のはじめなどにチェックし、今月やるべきこと、できそうなことを「0003_今月やる」などに移動します。

こなせなくなったものを検討する

これでかなりのタスクが片付くようになります。

しかし、以下の理由でずっと「今週やる」や「今月やる」に残っていることがあります。

• 優先度が高くない
• 本当はやりたくない
• 実現が難しい
• やることが具体化されていない
• そもそもToDoではない(メモだったり)

こういったToDoはより細分化して、実行しやすくする必要があります。

• ステップ・バイ・ステップに分ける
• 詳しい人に助言をもらう
• 人と約束する
• メモはGTD以外のスタックやノートブックを作って管理する
• ずっと残っているノートは忘れてる(優先度最低)なので、見直すか削除する

「毎日やること」「スケジュール」をどうするか？

タスクに入れる→習慣化したら消す

「毎日やること」も基本的には「0001_今日やる」に入れます。

おっさんはノートの頭に「【E】」という文字をつけて、これはEverydayなんだよ、というマークにしています。

しかしながら、毎日やることってもう体が覚えていくので、そのうち見なくてもこなすようになります。

そうしたら、「0001_今日やる」からは消していきます。

スケジュールは別管理

例えば「何月何日にどこへ行く」など、時間軸に関係のあるものはGTDで管理せず、Googleカレンダーなどに入れていきます。

まとめ

というわけで、タスク管理術を紹介してみました。

Evernoteではなくても同様の管理は可能だと思うので、是非試してみてください。

• EvernoteとGTDでToDoの管理を「見える化」できる
• カレンダーにスケジュール化するほどでもないタスクを管理するのに適している
• ペーパーレスで、PCやスマホから一元管理が可能
• 今日やること、それ以降にやることなどがバッチリわかる
• 「今日の仕事が終わった」と感じられるようになる
• 実現できない問題点もわかるようになる
• 頭がスッキリする

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